Цель — поблагодарить организаторов ДСГН ПСВТ за их труд и организовать культурный досуг всем старшекурсникам, которые активно помогали братьям своим меньшим (первокурсникам)

Тема в этом году — «WRONG PARTY». ДСГН АНТИК’26 собирает тех, кто оказался не на своей вечеринке, но решил остаться. Здесь нет правильного сценария, ведь именно гость создает атмосферу праздника. WRONG PARTY — место, где ты выбираешь праздник сам.

В этом году я принимала участие в организации Антипосвята Школы дизайна в 1-й раз. Выиграв выборы среди организаторов, мне удалось стать одним из двух координаторов — главных лиц мероприятия, отвечающих за координацию процессов.

В мои задачи как координатора входило:

1. Организация выборов глав отделов и направление организаторов по их желанию в отделы

2. Составление общего списка задач отделов

3. Проведение организационных собраний с руководителями отделов

4. Координация и поддержка всех 6 отделов на всех этапах подготовки мероприятия, включая решение форс-мажорных ситуаций

5. Утверждение документации: правил мероприятия, договоров о партнерстве, стоимости билетов и прочее

6. Создание и поддержание общей Excel таблицы для быстрой передачи информации всем огранизаторам

7. Подготовка и закупка ингредиентов для напитков и еды, а также сопровождение трансфера на место проведения Антипосвята

8. Уборка на площадке после мероприятия со всей командой

На этапе знакомства и онбординга команды, мы вместе со вторым координатором Доминикой Исаевой (а также с помощью старшекурсников-организаторов Посвята и прошлогоднего Антипосвята) сделали следующее:

1. Создали чаты отделов и отдельный чат руководства
2. Провели выборы руководителей отделов
3. Распределили организаторов по отделам с помощью голосования
4. Провели очную ознакомительную встречу с руководителями отделов и организаторами прошлого Антипосвята

Помимо этого, для более четкого понимания задач и планирования работы отделов я создала в Excel таблицу со стратегией для руководителей отделов.

Она включала в себя описание главной цели, KPI каждого отдела, разделение задач на 3 разных фокуса, а также планы на каждую неделю.

Стратегии мы придерживались на всех этапах подготовки, поэтому планирование помогло нам сэкономить много времени (и нервов).

Позднее, за несколько дней до самого мероприятия мной были составлены списки распределения организаторов по зонам площадки

А уже после мероприятия создала две формы:

1. Сбор отзывов гостей Антипосвята (23 ответа)
2. Сбор обратной связи организаторов Антипосвята (11 ответов)

P. S. подробнее про отзывы будет сказано позднее

Под моим управлением находились три отдела:

1. Отдел финансов (отвечает за составление смет, утверждение цен на билеты, все этапы работы с партнерами, закупки и продажи всего необходимого для успешной организации мероприятий)

2. Отдел развлечений (отвечает за подготовку программы мероприятия, составление диджей-сетов, создание 5 тематических точек с интерактивами, подготовку актеров для работы на зонах площадки)

3. Отдел бара и еды (отвечает за составление барной карты и меню для гостей, подготовку рецептов напитков, составление сметы для отдела финансов, закупку и использование оборудование, приготовление коктейлей и раздача еды на самом мероприятии)

Расскажу поподробнее про каждый

В рамках работы с этим отделом я занималась:

1. Помощью со составлением и ведением финансовых планов в Excel — сметы, продажа билетов, список гостей и так далее

2. Составила список из 260 потенциальных партнеров, которые могут закрыть один или несколько видов затрат на подготовку Антипосвята

3. Отредактировала скрипты для рассылки на почты потенциальных партнеров, чтобы компании с более высокой вероятностью согласились на наши условия

4. Помощь с выбором и офлайн просмотром локации для ароведения мероприятия, а также составление и подписание договора с лофтом